Internetpauschale als Zuschuss vom Lohn – wirklich so problemfrei?

Aufgrund der Erfahrung im Bereich der Steuerberatung wird immer die Frage nach weitmöglich steuer- und sozialversicherungsfreien Leistungen an den Arbeitnehmer erörtert. In den Fokus rückt immer mehr die

Internetpauschale.

Viele, insbesondere auch Anbieter von sogenannten Kartenmodellen, sehen hier eine problemlose Allheilmöglichkeit. Hiervor muss ausdrücklich gewarnt werden.

An die Gewährung der Internetpauschale sind erhebliche Voraussetzungen gebunden, die im Rahmen der Lohnbuchhaltung unbedingt beachtet werden müssen.

1. kein Anspruch des Arbeitnehmers auf die Internetpauschale

Grundvoraussetzung für die Gewährung der Internetpauschale ist, dass diese nicht ohnehin aufgrund des Arbeitsvertragsverhältnisses geschuldet wird. Sollte dies ausdrücklich im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag oder einem anderen Regelwerk vereinbart sein, so sind diese Leistungen weder steuerfrei noch sozialversicherungsfrei. Die Leistungen sind dann wie übriger Arbeitslohn der Lohnsteuer und der Sozialversicherung zu unterwerfen. Dies wäre eine für Arbeitgeber und Arbeitnehmer nachteilige Gestaltung.

Das Arbeitsrecht weist auch noch die Besonderheit auf, dass in Form einer betrieblichen Übung ein Anspruch entstehen kann, auch wenn die Leistung des Arbeitgebers freiwillig erfolgt. Das Rechtsinstitut der betrieblichen Übung besagt, dass nach dem dritten Jahr der Gewährung einer freiwilligen Leistung der Arbeitnehmer nunmehr einen arbeitsrechtlich durchsetzbaren Anspruch auf diesen Betrag für die weitere Zukunft des Bestehens des Arbeitsverhältnisses hat. Dem kann nur begegnet werden, wenn im Arbeitsvertrag ein sogenannter Freiwilligkeitsvorbehalt ausdrücklich aufgenommen ist.

2. keine Steuerfreiheit

Für die Gestattung von Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung ordnet § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 S. 2 EStG an, dass 25 % pauschale Lohnsteuer hierauf zu zahlen sind. Diese trägt alleine der Arbeitgeber. Es gibt hier keinen Anteil des Arbeitsnehmers.

3. maximale Höhe € 50,00 pro Monat

Die Internetpauschale ist auch der Höhe nach gedeckelt. Es können nur maximal € 50,00 im Monat bezuschusst werden, ohne dass der Arbeitnehmer eine Anrechnung auf seine Werbungskosten bei seiner eigenen Steuererklärung befürchten muss.

4. Nachweispflicht

Weitere Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer auch einen Zugang zum Internet hat, sei es zu Hause, sei es über sein Handy.

Der Arbeitnehmer muss auch tatsächlich Kosten in der Höhe der Internetpauschale monatlich haben. Beläuft sich seine Rechnung z. B. auf € 29,90, ist eine Internetpauschale in Höhe von € 50,00 grundsätzlich nicht möglich. Zudem ist auch noch zu differenzieren, ob hier mit dieser Rechnung nicht auch Telefonleistungen erfasst sind. Für diese wäre eine Internetpauschale nicht möglich.

Die Kosten für das Internet müssten auch beim Arbeitnehmer, nicht bei dessen Ehegatten, Kindern oder anderen Verwandten, anfallen.

Häufig wird empfohlen, sich schriftlich jährlich einmal vom Arbeitnehmer bestätigen zu lassen, dass diese Kosten auch tatsächlich anfallen.

Andererseits wird gefordert, dass bei einem repräsentativen Zeitraum von drei Monaten die entstandenen Aufwendungen des Arbeitnehmers aufzuzeichnen sind. Der sich danach ergebende monatliche Durchschnittsbetrag darf dann der Pauschalierung solange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse ändern. Dies muss dann der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber mitteilen.

Nach dritter Auffassung sind die tatsächlichen Ausgaben konkret zu belegen und zwar Monat für Monat. Dies hat ein Finanzgericht bereits entschieden.

Auf jeden Fall sind Nachweise zu den Lohnunterlagen zu nehmen.

Aus diesem Grunde ist jedem, der Internetpauschalen gewährt, anzuraten, sich von seinem entsprechenden Mitarbeiter nachweisen zu lassen, dass und welche Internetkosten ihn persönlich im Monat zur Last fallen. Dies wäre die sicherste Methode, um Nachteile und Fallen bei der Internetpauschale insbesondere im Rahmen der Betriebsprüfung der Rentenversicherung oder einer Lohnsteuerprüfung zu vermeiden.

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