Der Arbeitsmarkt ist – in Zeiten des Fachkräftemangels – in vielen Branchen ein Arbeitnehmermarkt. Wertvolle Mitarbeiter zu halten, ist daher für viele Unternehmen oberstes Gebot. Die steuerlich geschickte Ausgestaltung von Lohnbestandteilen kann hier durchaus ein Wettbewerbsvorteil sein. Auch bei etwaigen  Gehaltsverhandlungen lassen sich so „Win-Win-Situationen“ erzielen. Nachfolgend werden einige interessante Gestaltungsmöglichkeiten genannt, die oft sich vergleichsweise einfach umsetzen lassen:

• Bahncard: Hat ein Arbeitnehmer die Erlaubnis, seine vom Arbeitgeber beschaffte Bahncard (25/50/100) nicht nur beruflich, sondern auch privat zu nutzen, so stellt dies einen geldwerten Vorteil dar. Dieser ist jedoch steuerfrei, wenn (wie meistens) die Kosten der Bahncard tatsächlich niedriger sind, als die ersparten Aufwendungen für die beruflichen Fahrten.
• Fortbildungen: Trägt der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer Fortbildungskosten, so sind die hieraus entstehenden geldwerten Vorteile steuerfrei, wenn die Bildungsmaßnahme im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers erfolgt. Es reicht aus, wenn sich die Einsatzfähigkeit des Mitarbeiters dadurch erhöhen soll. Ein Bezug zur konkreten Tätigkeit des Arbeitnehmers ist also erforderlich. Bei Sprachkursen (auch im Ausland) dürfte diese Voraussetzung beispielsweise aber meist erfüllt sein.
• Gesundheitsförderung: Leistungen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und der betrieblichen Gesundheitsförderung können bis zu einem Betrag von 500 € je Arbeitnehmer jährlich steuerfrei sein. In Frage kommen z.B. Rückentraining, Yoga, Maßnahmen zur Stressbewältigung, Suchtprävention, usw.
• Gutscheine: Sachzuwendungen an Arbeitnehmer bleiben bis zu 44 € im Monat beim Arbeitslohn außer Ansatz. Die Zuwendung kann auch in Form von Gutscheinen erfolgen (z.B. für Tanken, Online-Einkauf, Supermarkt).
• Kinderbetreuung: Übernimmt der Arbeitgeber (teilweise) Kosten zur kurzfristigen Betreuung von Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben (also z.B. den Babysitter), so sind die Beträge bis zu einem Betrag von maximal 600 € im Kalenderjahr steuerfrei. Voraussetzung ist aber, dass die Betreuung aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen notwendig ist (z.B. berufliche Fortbildung, Geschäftsreise zu außergewöhnlichen Zeiten). Die gleiche Regelung gilt überdies auch bei Kosten für die Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen des Arbeitnehmers.
• Kindergarten, Kita, Kindergrippe, u.ä.: Steuerfrei sind Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen. Steuerfrei sind die direkte Kostenübernahme und auch Barzuschüsse an den Arbeitnehmer.
• Laptop und Co. für Arbeitnehmer: Übereignet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt ein Datenverarbeitungsgerät (z.B. Laptop) oder Zubehör hierzu (z.B. Kabel, Scanner, Drucker, Festplatten, usw.), so ist der sich hieraus ergebende geldwerte Vorteil zwar nicht steuerfrei. Er kann jedoch pauschal mit 25 % und damit günstig besteuert werden. Sozialver-sicherungsbeiträge fallen hierauf i.d.R. nicht an.
• Private Nutzung Laptop und Co.: Überlässt der Arbeitgeber betriebliche Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsgeräte (z.B. Laptop, Smartphone und Co.) an seine Arbeitnehmer zur privaten Nutzung, so entsteht hierdurch ein geldwerter Vorteil. Dieser ist steuerfrei. Unerheblich ist, ob die überlassenen Geräte zum Teil auch betrieblich genutzt werden.

Ob die o.g. Maßnahmen im konkreten Einzelfall möglich sind, muss aber stets anhand der jeweiligen Umstände individuell geprüft werden. Zum Teil sind besondere Voraussetzungen oder Dokumentations-erfordernisse zu beachten. Zu den genauen Details beraten wir Sie gerne.

Weihnachten steht zwar noch nicht unmittelbar vor der Tür. Die Zeit bis dahin ist jedoch auch nicht mehr weit. Regelmäßig wird die Weihnachtszeit dazu genutzt, wichtigen Geschäftspartnern für die erfolgreiche Zusammenarbeit und als Zeichen der Wertschätzung eine (mehr oder weniger) kleine Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Alle Jahre wieder stellt sich daher die Frage nach den steuerlichen Besonderheiten bei Geschenken.

35 €-Grenze

Die Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner (z.B. Kalender, Flasche Wein, Schokolade, Buch,…) kann der Schenker grundsätzlich in vollem Umfang steuerlich abziehen. Übersteigen die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten für das Geschenk allerdings die Grenze von 35 €, so ist der Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Ob es sich bei der 35 €-Grenze um eine Brutto- oder Nettogrenze handelt, hängt davon ab, ob der Schenker zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Falls ja, handelt es sich um eine Nettogrenze (d.h. maximaler Betrag ist dann 35 € zzgl. Umsatzsteuer). Ansonsten stellen die 35 € eine Bruttogrenze dar.

Hinweis:

Bei der Prüfung der 35 €-Grenze sind alle Geschenke, die ein Empfänger in einem Wirtschaftsjahr erhält, zusammenzurechnen. Wird die Freigrenze von 35 € überschritten, entfällt der Betriebsausgabenabzug in vollem Umfang. Damit überprüft werden kann, welcher Geschäftspartner im Laufe des Jahres welche Geschenke erhalten hat, ist der Name des Geschenkeempfängers durch gesonderte Aufzeichnungen zu dokumentieren (z.B. mittels Geschenkeliste).

Streuwerbeartikel (bis 10 €)

Streuwerbeartikel sind Werbemittel, die durch ihre breite Streuung eine Vielzahl von Menschen erreichen und damit den Bekanntheitsgrad des Unternehmens steigern (z.B. Kugelschreiber, Kalender, Schlüsselanhänger,…). Sie stellen steuerlich keine Geschenke dar. Die Aufwendungen hierfür sind stets steuerlich absetzbar. Aus Vereinfachungsgründen geht die Finanzverwaltung davon aus, dass nur Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 10 € stets Streuwerbeartikel sind, deren Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten abziehbar sind.

Unbedingt prüfen: Soll Pauschalbesteuerung angewendet werden?

Beim Empfänger des Geschenks liegen bezüglich der erhaltenen Geschenke grundsätzlich steuerpflichtige Einnahmen vor. Der beschenkte Geschäftspartner muss die erhaltenen Geschenke also in seiner Einkommensteuererklärung angeben und diese versteuern.

Dies kann mit Aufwand, Ärger und Unannehmlichkeiten verbunden sein, so dass der eigentliche Zweck des Geschenks (nämlich beim Geschäftspartner in guter Erinnerung zu bleiben) ins Gegenteil verkehrt wird. Um hier Abhilfe zu schaffen, kann der Schenker die Steuer, die sein Geschenk beim Beschenkten auslöst, für diesen mitübernehmen. Dies geht allerdings nur in pauschaler Form i.H.v. 30 % zzgl. Soli und pauschaler Kirchensteuer. Voraussetzung ist ein entsprechender Antrag.

Wichtig ist, dass das Wahlrecht zur Pauschalierung der Einkommensteuer nur einheitlich für alle Geschenke ausgeübt werden kann (für Geschenke an Arbeitnehmer kann das Wahlrecht aber separat ausgeübt werden). Der Schritt muss also wohl überlegt sein.

Hinweis:

Ausgenommen von Pauschalierungs-entscheidung für Geschenke sind Privatkunden und ausländische Kunden. Bei diesen i.d.R. liegen keine steuerpflichtigen Einnahmen vor.

Geschenke an Arbeitnehmer

Für Geschenke an Arbeitnehmer gelten andere Regelungen. Die Aufwendungen hierfür sind stets als Betriebsausgabe voll abziehbar.

Auch bei Arbeitnehmern unterliegen die erhaltenen Geschenke aber als Sachbezüge grundsätzlich der Lohnsteuer. Diese kann vom Arbeitgeber ebenfalls pauschal übernommen werden (i.H.v. 30 % zzgl. Soli und pauschale Kirchensteuer). Kein Arbeitslohn liegt jedoch vor, wenn bei Sachbezügen die sog. „44 €-Grenze“ nicht überschritten wird. Sie gilt pro Monat. Für diese Grenze sind daher alle Geschenke/Sachbezüge an diesen Arbeitnehmer aus dem jeweiligen Kalendermonat zu addieren.